Przygotowania
weselne to duże wyzwanie. Trzeba dopilnować każdego szczegółu w
organizacji ślubu i wesela. Im większe wesele to tym większe pokłady
dobrej organizacji są potrzebne. W innym artykule zostały omówione ogólne przygotowania do ślubu i wesela,
gdzie wspominałam, że etap tworzenia listy gości weselnych powinien być
w początkowej fazie planowania gości. Czyli wtedy gdy przenosimy się do
świata marzeń i wyobrażamy sobie ten wyjątkowy i najpiękniejszy dzień w
życiu. Jeśli listę gości zaczynasz tworzyć dopiero na etapie wyboru
zaproszeń to nic straconego. Wystarczy, że przeczytasz ten artykuł,
gdzie omówię jak zapraszać gości weselnych, kiedy zapraszać i co należy
wziąć pod uwagę tworząc listę gości.
Ogólnie
tworząc listę gości musimy wziąć kilka czynników pod uwagę. Przede
wszystkim jak duże chcemy wesele. Do wyboru mamy małe i skromne (a
czasami nawet i ciche, o którym wiedzą tylko nieliczni) lub wielkie i
huczne (czasami z poprawinami). Jeśli już oczami wyobraźni widzisz jakie
chcesz wesele to następnie bierzesz kartkę i długopis i spisujemy
wszystkie osoby, które chcemy zaprosić. Listę zaczynamy od rodziców,
rodzeństwa, dziadków, przyjaciół, ewentualnie chrzestnych. Czyli w
pierwszej kolejności spisujemy najbliższe nam osoby, bez których nie
wyobrażamy sobie wspólnego świętowania. I oni w pierwszej kolejności
będą zapraszani. A w następnej kolejności spisujemy dalszą rodzinę,
znajomych, ewentualnie współpracowników z pracy lub sąsiadów jeśli mamy z
nimi dobre relacje. Bierzemy pod uwagę każdego gościa, którego chcemy
zaprosić i wstępnie zastanawiamy się czy będzie na 100% czy to jest gość
niepewny, oraz spisujemy kogo zapraszamy z osobą towarzysząca.
Następnie musimy wziąć pod uwagę wiek naszego gościa. Na tym etapie
trzeba się określić czy zapraszamy całe
rodziny
z dziećmi (niezależnie od wieku dzieci) czy zapraszamy tylko dorosłych,
ewentualnie młodzież od konkretnego wieku (np. od 14lat). Również pod
uwagę bierzemy ile jest osób starszych na naszej liście. Wiek jest
kluczowym czynnikiem w liście gości. Niektóre sale weselne za dzieci
liczą mniej przy talerzyku, inne znowu liczą małe dzieci jako osobę
dorosłą. Jeśli z góry ustalicie, że organizujecie wesele bez dzieci,
musicie się liczyć z odmową ze strony gości, z różnych powodów.
Zazwyczaj jest to brak możliwości pozostawienia dzieci z inną osobą (np.
dziadkami/ciotkami), niechęć do rozłąki rodziców z dziećmi (zwłaszcza z
niemowlakami lub malutkimi dziećmi) na czas ślubu i wesela, lub
niezaakceptowanie faktu, że dzieci nie są mile widziane na weselu przez
Młodą Parę. Przy tworzeniu listy gości również bierzemy pod uwagę osoby
starsze, ponieważ oni mogą chcieć wcześniej opuścić zabawę weselną.
Kolejnym
czynnikiem, który należy wziąć pod uwagę to miejsce zamieszkania
naszych gości. Czy rodzina i znajomi mieszkają w tym samym mieście co
jest ślub i wesele, czy mieszkają w innym mieście (i potrzebny jest
transport do kościoła lub na salę lub jakieś nocleg) lub czy mieszkają
zagranicą i muszą zaplanować podróż samochodem lub samolotem. Wtedy
będziemy mieć jasny obraz czy dla ilu gości jest potrzebny jakiś
transport na salę i z powrotem do domu oraz czy musimy pomyśleć o
noclegu dla gości z daleka.
Po
spisaniu i podliczeniu wszystkich gości weselnych będziemy wiedzieć jak
duże wesele nas czeka i ile zaproszeń musimy zamówić. Im większe wesele
to tym więcej zaproszeń jest do wręczenia. Dla ślubów wakacyjnych
najlepszym terminem na zamówienie zaproszeń jest okres jesienno-zimowy. A
zaproszenia można już wręczać od świąt Bożego Narodzenia do końca zimy.
Śluby wakacyjne to najpopularniejsze terminy i często zazębiają się z
wakacyjnymi urlopami. Dlatego, aby goście uwzględnili zaproszenie i
przybyli na weselną imprezę najlepiej zaprosić ich już na początku roku,
kiedy tworzy się plan urlopowy. Wtedy wakacyjny wyjazd nie będzie
kolidować z weselem i goście zaplanują czas i wydatki z tym związane.
Goście z zagranicy odpowiednio wcześniej mogą zaplanować podróż
samochodem lub wcześniej zarezerwować bilety lotnicze i ewentualnie
noclegi we własnym zakresie. Jeśli ślub i wesele planujemy wiosną to
zaproszenia musimy zamówić z końcem wakacji i zaplanować rozdawanie z
początkiem jesieni. A jesienne śluby z kolei powinno się zaplanować
tak, aby wszystkie zaproszenia zostały rozdane z wiosny - w okolicy
Wielkanocy/majówki.
Standardowy czas na zapraszanie gości
to od 12mcy do 6mcy. Oczywiście można zapraszać gości na 1,5 roku do
przodu. Warto się postarać aby najpóźniej zaproszenia zostały rozdane do
6 m-cy przed ślubem. Przy każdym zaproszeniu powinna znaleźć się
adnotacja, że należy potwierdzić swoją obecność do konkretnego dnia.
Więc jeśli wręczysz zaproszenie 3 m-ce przed ślubem i adnotację, że na
potwierdzenie swojej obecności gość ma tylko kilka dni lub tygodni to
będzie to wielkim nietaktem. Dana osoba może pomyśleć, ze jest
zapraszana na ostatnią chwilę lub na odczepnego, bo ktoś odmówił i
zwolniło się miejsce przy stole. Dlatego najlepiej rozplanować
zapraszanie gości tak, aby na 6 m-cy przed weselem były wszystkie
zaproszenia rozdane, a wy będziecie mogli się skupić na innych
elementach organizacyjnych takich jak dekoracje kwiatowe, protokół
przedślubny i nauki z poradnią, słodki stół, przymiarki sukni ślubnej,
itd.
Najlepszym
terminem na zapraszanie swoich gości są święta Bożego Narodzenia lub
Wielkanocy. Przy czym należy pamiętać o tym, że w pierwszej kolejności
trzeba zaprosić rodziców, rodzeństwo, dziadków i najbliższych
przyjaciół. Święta są doskonałym terminem na zaproszenie najbliższych.
Jeśli zaprosicie w pierwszej kolejności te osoby przy wigilijnym lub
wielkanocnym stole, to dopiero wtedy można zapraszać dalszą rodzinę.
A
jeśli przy świątecznym stole znajdzie się większe grono odbiorców do
zapraszania? To wtedy musicie sami podjąć decyzję o tym, czy oprócz
dziadka zapraszacie też ciotki i kuzynostwo. Wszystko zależy od relacji w
rodzinie. Na pewno dobrym taktem będzie, jeśli każdego z osobna
zaprosicie w ich własnym domu. Każdy wtedy poczuje się doceniony i
wyróżniony, że osobiście pofatygowaliście się z zaproszeniem i z każdym z
osobna porozmawiacie na temat ślubu. Czasami goście mają swoje obawy
związane jako gość lub zapytania, o których się krepuje zapytać przy
innych osobach z rodziny. Oczywiście mogą się znaleźć osoby z bliższej
lub dalszej rodziny,
którym nie będzie pasowało, że dostali zaproszenie u kogoś innego przy
świątecznej atmosferze. Warto być przygotowanym na takie "niespodzianki"
i odpowiednio wytłumaczyć swoją decyzję. Jeśli ktoś będzie w
świątecznych odwiedzinach z zagranicy lub z daleka to na pewno będzie mu
bardzo miło, że dostali zaproszenie osobiście jeśli nie ma możliwości
aby razem z zaproszeniem jechać w daleką trasę.
Czy
warto wysyłać zaproszenia ślubne pocztą i kiedy należy je wysłać?
Wszelkie sposoby zapraszania gości są dozwolone, pod warunkiem, że
mieszczą się w granicach rozsądku. Jeśli ktoś mieszka zagranicą lub
innym mieście, na tyle daleko, że nie ma możliwości podjechać osobiście
to najlepiej zadzwonić i poinformować, że lada dzień wyślecie
zaproszenie. Goście wtedy odbiorą wrażenie, że Wam zależy na tym, aby
pojawili się na ślubie i weselu. W przypadku gdy wasz tryb życia nie
pozwala na rozwożenie zaproszeń po gościach (np. poprzez pracę w trybie
zmianowym), można pomyśleć o wysłaniu zaproszeń pocztą w czasie od 10 do
6 m-cy. Ale wtedy również w dobrym takcie jest to, aby wcześniej
zadzwonić do tych osób i poinformować, że zaproszenie będzie lada moment
wysłane oraz wytłumaczyć dlaczego przyjmujecie taką formę zapraszania
(np. brak czasu). Nie wypada wysyłać samych zaproszeń pocztą bez
wcześniejszego poinformowania o tym gości. Mogą się poczuć urażeni i
odnieść wrażenie, że wam nie zależy aby przyszli. Na pewno zabronione
jest wysyłanie zaproszeń z powodu waszego wygodnictwa, na zasadzie po co
jechać 10-15 minut i siedzieć przy stole, jak można wysłać. Może was
spotkać niemiła niespodzianka ze strony gości - zamiast przyjść i się
cieszyć waszym szczęściem to odmówią.
Jak
zapraszać gości osobiście? Najlepiej w miłej atmosferze. Do każdego
gościa najlepiej wcześniej zadzwonić i umówić się na wizytę. Dla
najbliższych najlepiej poświęcić więcej czasu - najlepiej w niedzielę. W
końcu bez nich nie wyobrażacie sobie tego dnia. Przy kawie i pysznym
cieście albo wyśmienitej kolacji przy winie można wręczyć zaproszenie, a
im będzie bardzo miło i trudno będzie im odmówić świętowania razem z
wami. Oni będą waszym wsparciem i pomocą przy najbliższych miesiącach.
Dalszą rodzinę - w zależności od stopnia pokrewieństwa można zaprosić w
każdym dniu tygodnia, w zależności od okoliczności. Ciotki i wujki
tradycyjnie w niedziele przy kawie. Kuzynostwo bliższe i dalsze oraz
przyjaciół można nawet w tygodniu. Wystarczy wcześniej zadzwonić i się
umówić na jakiś konkretny dzień. Im więcej zaproszeń macie do rozdania
tym więcej wizyt was czeka. Jeśli logistycznie się da w jeden dzień
obskoczyć kilka osób, wtedy czas zapraszania się skraca. Warto sobie
tak rozplanować wyjazdy w gości, aby ostatnie zaproszenia rozdać na ok 6
m-cy przed ślubem.
Wręczanie
zaproszeń to czasami temat bardzo miły i łatwy podczas organizacji
ślubu i wesela. A czasami jest to bardzo trudne i ciężkie zadanie. Każda
rodzina jest inna, każde wesele jest inne. Ale jaka atmosfera będzie
panowała podczas tworzenia listy gości i zapraszania taka będzie czekała
na was w dniu ślubu. Warto wcześniej ustalić kto za wesele płaci. Jeśli
tylko wy, to WY wtedy decydujecie o tym kogo zapraszacie. Jeśli do
weselnego budżetu dorzucają się rodzice to mają prawo do tego, aby do
listy weselnej kogoś dopisać, nawet jeśli tego kogoś nigdy w życiu nie
widzieliście. Więc listę gości najlepiej stworzyć wg własnego uznania i
własnych zasad. I sami powinniście podejmować już prawie wspólne
(małżeńskie) decyzje i za swoich gości zapłacić na sali. W końcu to wy
zaczynacie nowy etap w życiu i nie warto się kłócić z innymi, kto ma z
wami świętować w tym wyjątkowym dniu.