Kiedy i jak zapraszać na ślub i wesele?

 

 Przygotowania weselne to duże wyzwanie. Trzeba dopilnować każdego szczegółu w organizacji ślubu i wesela. Im większe wesele to tym większe pokłady dobrej organizacji są potrzebne. W innym artykule zostały omówione ogólne przygotowania do ślubu i wesela, gdzie wspominałam, że etap tworzenia listy gości weselnych powinien być w początkowej fazie planowania gości. Czyli wtedy gdy przenosimy się do świata marzeń i wyobrażamy sobie ten wyjątkowy i najpiękniejszy dzień w życiu. Jeśli listę gości zaczynasz tworzyć dopiero na etapie wyboru zaproszeń to nic straconego. Wystarczy, że przeczytasz ten artykuł, gdzie omówię jak zapraszać gości weselnych, kiedy zapraszać i co należy wziąć pod uwagę tworząc listę gości.

  

Ogólnie tworząc listę gości musimy wziąć kilka czynników pod uwagę. Przede wszystkim jak duże chcemy wesele. Do wyboru mamy małe i skromne (a czasami nawet i ciche, o którym wiedzą tylko nieliczni) lub wielkie i huczne (czasami z poprawinami). Jeśli już oczami wyobraźni widzisz jakie chcesz wesele to następnie bierzesz kartkę i długopis i spisujemy wszystkie osoby, które chcemy zaprosić. Listę zaczynamy od rodziców, rodzeństwa, dziadków, przyjaciół, ewentualnie chrzestnych. Czyli w pierwszej kolejności spisujemy najbliższe nam osoby, bez których nie wyobrażamy sobie wspólnego świętowania. I oni w pierwszej kolejności będą zapraszani. A w następnej kolejności spisujemy dalszą rodzinę, znajomych, ewentualnie współpracowników z pracy lub sąsiadów jeśli mamy z nimi dobre relacje. Bierzemy pod uwagę każdego gościa, którego chcemy zaprosić i wstępnie zastanawiamy się czy będzie na 100% czy to jest gość niepewny, oraz spisujemy kogo zapraszamy z osobą towarzysząca. Następnie musimy wziąć pod uwagę wiek naszego gościa. Na tym etapie trzeba się określić czy zapraszamy całe

rodziny z dziećmi (niezależnie od wieku dzieci) czy zapraszamy tylko dorosłych, ewentualnie młodzież od konkretnego wieku (np. od 14lat). Również pod uwagę bierzemy ile jest osób starszych na naszej liście. Wiek jest kluczowym czynnikiem w liście gości. Niektóre sale weselne za dzieci liczą mniej przy talerzyku, inne znowu liczą małe dzieci jako osobę dorosłą. Jeśli z góry ustalicie, że organizujecie wesele bez dzieci, musicie się liczyć z odmową ze strony gości, z różnych powodów. Zazwyczaj jest to brak możliwości pozostawienia dzieci z inną osobą (np. dziadkami/ciotkami), niechęć do rozłąki rodziców z dziećmi (zwłaszcza z niemowlakami lub malutkimi dziećmi) na czas ślubu i wesela, lub niezaakceptowanie faktu, że dzieci nie są mile widziane na weselu przez Młodą Parę. Przy tworzeniu listy gości również bierzemy pod uwagę osoby starsze, ponieważ oni mogą chcieć wcześniej opuścić zabawę weselną.

Kolejnym czynnikiem, który należy wziąć pod uwagę to miejsce zamieszkania naszych gości. Czy rodzina i znajomi mieszkają w tym samym mieście co jest ślub i wesele, czy mieszkają w innym mieście (i potrzebny jest transport do kościoła lub na salę lub jakieś nocleg) lub czy mieszkają zagranicą i muszą zaplanować podróż samochodem lub samolotem. Wtedy będziemy mieć jasny obraz czy dla ilu gości jest potrzebny jakiś transport na salę i z powrotem do domu oraz czy musimy pomyśleć o noclegu dla gości z daleka. 

Po spisaniu i podliczeniu wszystkich gości weselnych będziemy wiedzieć jak duże wesele nas czeka i ile zaproszeń musimy zamówić. Im większe wesele to tym więcej zaproszeń jest do wręczenia. Dla ślubów wakacyjnych najlepszym terminem na zamówienie zaproszeń jest okres jesienno-zimowy. A zaproszenia można już wręczać od świąt Bożego Narodzenia do końca zimy. Śluby wakacyjne to najpopularniejsze terminy i często zazębiają się z wakacyjnymi urlopami. Dlatego, aby goście uwzględnili zaproszenie i przybyli na weselną imprezę najlepiej zaprosić ich już na początku roku, kiedy tworzy się plan urlopowy. Wtedy wakacyjny wyjazd nie będzie kolidować z weselem i goście zaplanują czas i wydatki z tym związane. Goście z zagranicy odpowiednio wcześniej mogą zaplanować podróż samochodem lub wcześniej zarezerwować bilety lotnicze i ewentualnie noclegi we własnym zakresie. Jeśli ślub i wesele planujemy wiosną to zaproszenia musimy zamówić z końcem wakacji i zaplanować rozdawanie z początkiem jesieni. A jesienne śluby z kolei powinno się zaplanować tak,  aby wszystkie zaproszenia zostały rozdane z wiosny - w okolicy Wielkanocy/majówki.

Standardowy czas na zapraszanie gości to od 12mcy do 6mcy. Oczywiście można zapraszać gości na 1,5 roku do przodu. Warto się postarać aby najpóźniej zaproszenia zostały rozdane do 6 m-cy przed ślubem. Przy każdym zaproszeniu powinna znaleźć się adnotacja, że należy potwierdzić swoją obecność do konkretnego dnia. Więc jeśli wręczysz zaproszenie 3 m-ce przed ślubem i adnotację, że na potwierdzenie swojej obecności gość ma tylko kilka dni lub tygodni to będzie to wielkim nietaktem. Dana osoba może pomyśleć, ze jest zapraszana na ostatnią chwilę lub na odczepnego, bo ktoś odmówił i zwolniło się miejsce przy stole. Dlatego najlepiej rozplanować zapraszanie gości tak, aby na 6 m-cy przed weselem były wszystkie zaproszenia rozdane, a wy będziecie mogli się skupić na innych elementach organizacyjnych takich jak dekoracje kwiatowe, protokół przedślubny i nauki z poradnią, słodki stół, przymiarki sukni ślubnej, itd. 

Najlepszym terminem na zapraszanie swoich gości są święta Bożego Narodzenia lub Wielkanocy. Przy czym należy pamiętać o tym, że w pierwszej kolejności trzeba zaprosić rodziców, rodzeństwo, dziadków i najbliższych przyjaciół. Święta są doskonałym terminem na zaproszenie najbliższych. Jeśli zaprosicie w pierwszej kolejności te osoby przy wigilijnym lub wielkanocnym stole, to dopiero wtedy można zapraszać dalszą rodzinę.

A jeśli przy świątecznym stole znajdzie się większe grono odbiorców do zapraszania? To wtedy musicie sami podjąć decyzję o tym, czy oprócz dziadka zapraszacie też ciotki i kuzynostwo. Wszystko zależy od relacji w rodzinie. Na pewno dobrym taktem będzie, jeśli każdego z osobna zaprosicie w ich własnym domu. Każdy wtedy poczuje się doceniony i wyróżniony, że osobiście pofatygowaliście się z zaproszeniem i z każdym z osobna porozmawiacie na temat ślubu. Czasami goście mają swoje obawy związane jako gość lub zapytania, o których się krepuje zapytać przy innych osobach z rodziny. Oczywiście mogą się znaleźć osoby z bliższej lub dalszej rodziny, którym nie będzie pasowało, że dostali zaproszenie u kogoś innego przy świątecznej atmosferze. Warto być przygotowanym na takie "niespodzianki" i odpowiednio wytłumaczyć swoją decyzję. Jeśli ktoś będzie w świątecznych odwiedzinach z zagranicy lub z daleka to na pewno będzie mu bardzo miło, że dostali zaproszenie osobiście jeśli nie ma możliwości aby razem z zaproszeniem jechać w daleką trasę.

Czy warto wysyłać zaproszenia ślubne pocztą i kiedy należy je wysłać? Wszelkie sposoby zapraszania gości są dozwolone, pod warunkiem, że mieszczą się w granicach rozsądku. Jeśli ktoś mieszka zagranicą lub innym mieście, na tyle daleko, że nie ma możliwości podjechać osobiście to najlepiej zadzwonić i poinformować, że lada dzień wyślecie zaproszenie. Goście wtedy odbiorą wrażenie, że Wam zależy na tym, aby pojawili się na ślubie i weselu. W przypadku gdy wasz tryb życia nie pozwala na rozwożenie zaproszeń po gościach (np. poprzez pracę w trybie zmianowym), można pomyśleć o wysłaniu zaproszeń pocztą w czasie od 10 do 6 m-cy. Ale wtedy również w dobrym takcie jest to, aby wcześniej zadzwonić do tych osób i poinformować, że zaproszenie będzie lada moment wysłane oraz wytłumaczyć dlaczego przyjmujecie taką formę zapraszania (np. brak czasu). Nie wypada wysyłać samych zaproszeń pocztą bez wcześniejszego poinformowania o tym gości. Mogą się poczuć urażeni i odnieść wrażenie, że wam nie zależy aby przyszli. Na pewno zabronione jest wysyłanie zaproszeń z powodu waszego wygodnictwa, na zasadzie po co jechać 10-15 minut i siedzieć przy stole, jak można wysłać. Może was spotkać niemiła niespodzianka ze strony gości - zamiast przyjść i się cieszyć waszym szczęściem to odmówią. 

Jak zapraszać gości osobiście? Najlepiej w miłej atmosferze. Do każdego gościa najlepiej wcześniej zadzwonić i umówić się na wizytę. Dla najbliższych najlepiej poświęcić więcej czasu - najlepiej w niedzielę. W końcu bez nich nie wyobrażacie sobie tego dnia. Przy kawie i pysznym cieście albo wyśmienitej kolacji przy winie można wręczyć zaproszenie, a im będzie bardzo miło i trudno będzie im odmówić świętowania razem z wami. Oni będą waszym wsparciem i pomocą przy najbliższych miesiącach. Dalszą rodzinę - w zależności od stopnia pokrewieństwa można zaprosić w każdym dniu tygodnia, w zależności od okoliczności. Ciotki i wujki tradycyjnie w niedziele przy kawie. Kuzynostwo bliższe i dalsze oraz przyjaciół można nawet w tygodniu. Wystarczy wcześniej zadzwonić i się umówić na jakiś konkretny dzień. Im więcej zaproszeń macie do rozdania tym więcej wizyt was czeka. Jeśli logistycznie się da w jeden dzień obskoczyć kilka osób, wtedy czas zapraszania się skraca.  Warto sobie tak rozplanować wyjazdy w gości, aby ostatnie zaproszenia rozdać na ok 6 m-cy przed ślubem. 

Wręczanie zaproszeń to czasami temat bardzo miły i łatwy podczas organizacji ślubu i wesela. A czasami jest to bardzo trudne i ciężkie zadanie. Każda rodzina jest inna, każde wesele jest inne. Ale jaka atmosfera będzie panowała podczas tworzenia listy gości i zapraszania taka będzie czekała na was w dniu ślubu. Warto wcześniej ustalić kto za wesele płaci. Jeśli tylko wy, to WY wtedy decydujecie o tym kogo zapraszacie. Jeśli do weselnego budżetu dorzucają się rodzice to mają prawo do tego, aby do listy weselnej kogoś dopisać, nawet jeśli tego kogoś nigdy w życiu nie widzieliście. Więc listę gości najlepiej stworzyć wg własnego uznania i własnych zasad. I sami powinniście podejmować już prawie wspólne (małżeńskie) decyzje i za swoich gości zapłacić na sali. W końcu to wy zaczynacie nowy etap w życiu i nie warto się kłócić z innymi, kto ma z wami świętować w tym wyjątkowym dniu.