Poszukiwania sali weselnej czyli jak zorganizować wesele jak z bajki

 

Pierwszą rzeczą po ogłoszeniu zaręczyn jest poszukiwanie sali weselnej. Niestety, ale na tym etapie najwięcej ludzi popełnia największy błąd w organizacji ślubu i wspaniałego wesela... Dlaczego? Bo większość świeżo upieczonych nowożeńców skupia się na tym jak sala wygląda, potem co oferuje do jedzenia, a w efekcie większość par ma doświadczenia niemiłych niespodzianek i przerażenia związanego z kosztami wesela na kilka miesięcy lub tygodni przed uroczystością. A można tego uniknąć już na początku przygotowań ślubnych. 

Pierwszą rzeczą jaką należy zrobić podczas przygotowań to należy z naszą drugą połówką omówić jak ma wyglądać ten najwspanialszy dzień. Przede wszystkim czy chcecie ten dzień świętować w dużym gronie wśród rodziny i przyjaciół jako huczne wesele czy w małej, cichej i kameralnej atmosferze. Musicie omówić czy chcecie przyjęcie weselne w eleganckiej restauracji czy wystarczy zwykła remiza strażacka. Jeśli poznacie swoje oczekiwania wobec tego wyjątkowego dnia, kiedy staniecie się mężem i żoną, możecie przejść ze świata marzeń do organizacji. Następnie musicie poznać i ogarnąć wasz budżet na ślub i wesele, czyli zliczacie ile macie pieniędzy i ile chcecie wydać na zorganizowanie wesela. Wbrew pozorom to koszty rosną w miarę załatwiania spraw. Później życie weryfikuje czy możecie sobie pozwolić na dodatkowe atrakcje czy musicie z czegoś zrezygnować. Ale najważniejsze wasze zadanie to ustalenie jaką kwotą dysponujecie oraz ustalenie czy sami opłacacie wszystko czy rodzice wam dopłacają a jeśli tak to konkretnie do czego - słodki stół, napoje, zespół, itd. Więcej najważniejszych informacji znajdziesz w artykule Przygotowania do ślubu i wesela. Czyli jak zorganizować najpiękniejszy dzień krok po kroku.

Po ustaleniu budżetu przychodzi czas na podliczenie waszych gości weselnych. I tutaj jest najważniejsze zadanie pod kątem szukania sali weselnej. Na kartce spisujesz wszystkich gości, których chcesz zaprosić na wesele. Zaczynasz od najbliższej rodziny - rodziców, dziadków, rodzeństwo, najważniejsi przyjaciele. Potem się skupiasz na dalszej rodzinie - chrzestni, ciotki, wujki, kuzynostwo, znajomi plus osoby towarzyszące, ewentualnie znajomi z pracy i sąsiedzi jeśli masz z nimi bliski kontakt. Przy okazji ustalasz z partnerem czy na ślub zapraszacie dzieci czy bez dzieci i ewentualnie od jakiego wieku zapraszacie młodzież (np. od 14lat). Niektóre sale weselne za dzieci liczą połowę ceny a niektóre dzieci traktują jak osobę dorosłą i liczą za całość od jakiegoś wieku (zazwyczaj 7-8lat w górę). Przy okazji tworzenia listy gości bierzesz pod uwagę, czy dla gości potrzeba noclegu (jeśli są z zagranicy lub z innego miasta) i jeśli zachodzi taka potrzeba to ich zliczasz. Wtedy już masz jakąś wizję czy najlepsza będzie jakaś restauracja z noclegami obok czy wystarczy tylko transport dla gości w nocy. Więcej na temat tworzenia listy gości i ich zapraszania znajdziesz w artykule Kiedy i jak zapraszać na ślub i wesele, gdzie znajdziesz więcej przydatnych porad na ten temat. Warto na tym etapie już wstępnie ustalić, ile osób będzie na 100% obecnych a ile osób jest niepewnych. Czasami lista gości wychodzi bardzo duża, a podczas potwierdzania przybycia na wesele okazuje się, że część osób odmawia z różnych powodów. Więc mając przed sobą listę gości, których chcesz zaprosić masz informację na ile osób maksymalnie powinnaś szukać sali weselnej i wziąć pod uwagę jaka jest twoja minimalna liczba gości, którzy na 100% będą.Tutaj właśnie rozgrywa się najwięcej dramatów weselnych przed ślubem. Bo młoda para nie wzięła pod uwagę liczby minimalnej, jaka musi być na sali weselnej, bo inaczej dopłacają. I weselny czar pryska niczym bańka mydlana, a zaczyna się płacz i zgrzytanie zębów. 

Więc przypominam jeszcze raz - zliczamy gości, którzy będą z nami na 100% i oni tworzą nam minimalną ilość osób wymaganą na sali. I od tego zaczynamy szukamy sali weselnej. A w następnej kolejności bierzemy pod uwagę maksymalną liczbę gości, bo część sal pomieści określoną liczbę gości. 

Jeśli już mamy ustaloną liczbę gości to wtedy wybieramy datę ślubu. Spisujemy na kartce kilka naszych wymarzonych terminów. Jeśli to ma być sobota  w sezonie kwiecień - październik to czas przygotowań wynosi od 2 do 4 lat. Jeśli wybierzemy zwykły dzień tygodnia to wesele możemy już zorganizować w kilka miesięcy do roku czasu. I tutaj już się zaczynają schody w trakcie organizacji, bo oprócz sali musimy poszukać fotografa, kamerzysty, zespołu lub Dj, gdzie wolne terminy będą się zazębiać.

Podczas poszukiwania sali weselnej oprócz minimalnej i maksymalnej liczby gości musimy mieć na uwadze, aby był ławy dojazd oraz noclegi dla gości jeśli tego sytuacja wymaga. Bierzemy pod uwagę estetykę miejsca - czy wystrój jest neutralny i można w nim zrobić wesele od stylu glamour po wiejski czy z góry już ma narzucony styl i nie można wymyślać swojego motywu weselnego. Jest to bardzo ważny element bo wtedy dekoracje kwiatowe będzie trzeba wykonać w konkretnym motywie, a to się wiąże z dodatkowymi kosztami. Inaczej dekoracje i kwiaty będą wyglądać w eleganckiej restauracji a inaczej w remizie strażackiej. 

No i podczas poszukiwania sali weselnej najważniejsza jest cena za talerzyk i co ona zawiera. Standardem jest obiad, kawa, herbata, ewentualnie owoce/lody, zimna płyta i kolacje (czasami 2 czasami 3 - w zależności o której godzinie zaczynacie weselny obiad). Należy obowiązkowo w umowie zawrzeć informację o tym, czy sala/restauracja w cenie oferuje słodki stół i tort czy to trzeba zamawiać we własnym zakresie. To samo dotyczy alkoholu i napojów. Niektóre sale/restauracje wymagają potwierdzenia zakupu tortu, ciasta, aby nie mieć problemów w przypadku zatrucia pokarmowego. Umowa również powinna mieć zapisek o swojskim stole, szampanie na przywitanie gości i wszelkich innych opłatach, za dane produkty lub usługi. Jest to podstawą do tego czy sala to zapewnia i w jakiej kwocie oraz zapobiega tworzeniu się niespodziewanych dodatkowych kosztów podczas płacenia za wesele. Koniecznie trzeba zapytać o miejsce przy stole dla naszych usługodawców - kamerzysta, fotograf, zespół lub Dj, barman, itd. Niektóre sale weselne współpracują z nimi i z chęcią polecają. Czasami za usługodawców można mniej zapłacić - tylko trzeba o to zapytać podczas podpisywania umowy. Również należy mieć na uwadze, gdzie mogą rozłożyć swój sprzęt (zwłaszcza zespół lub DJ), bo wtedy układ sali się zmienia podczas wesela. Warto też zapytać jakie stoły są dostępne na sali (okrągłe czy podłużne) oraz ile osób może przy nich usiąść - wtedy przy planowaniu rozsadzania gości przyda się ta informacja. A przy okazji można zapytać o obrusy, dekoracje na stole młodej pary, ścianka za młodą parą, itd. Im bliżej ślubu tym więcej pytań się mnoży dotyczących dekoracji.

Również należy brać pod uwagę takie elementy jak płatność za wesele. Czy sala weselna zabezpiecza się przed weselem i przy podawaniu liczby gości od razu płacisz całość przed weselem ( co wg mnie nie powinno mieć miejsca ale takie rzeczy się zdarzają) czy dopiero kilka dni po weselu. Również wielkość zaliczki/zadatku ma znaczenie. Czasami jest to niewielka kwota z góry ustalona przez menagera sali a czasami wyliczony % od minimalnej liczby gości. Ostatnio coraz popularniejsze stają się zapiski o podwyżkach inflacyjnych. Warto mieć taki zapis, o ile może wzrosnąć cena za talerzyk przed weselem. Jeśli jest taki zapis, wtedy sala nie ma prawa podwyższyć ceny niezgodnie z prawem i nie dopłaca do biznesu waszym kosztem. Trzeba koniecznie mieć zawarte w umowie, do kiedy należy podać ostateczną liczbę gości. Jedne sale chcą tą informację tydzień przed weselem, inne wymagają miesiąc przed ślubem. I najważniejsze - czy płacicie za nieobecnego gościa z powodu zdarzenia losowego (np. choroba) czy jest to odliczane podczas płatności - pod warunkiem że rozliczacie się po weselu. 

Aby wasze wesele było jak z bajki warto już na etapie planowania wesela zaraz po zaręczynach pomyśleć o tych kilku ważnych elementach. Przede wszystkim wyobrazić sobie wasze wesele - duże czy małe, potem ustalić budżet weselny i zdecydować czy rodzice się dorzucają. Następnie stworzyć listę gości i ta lista będzie podstawą do waszego wymarzonego i bajkowego ślubu. Od liczby gości, którzy z wami będą świętować będzie zależeć wybór sali weselnej (czyli minimalna i maksymalna liczba gości), ile zaproszeń zamówicie oraz dodatków weselnych, wielkość tortu i słodkiego stołu, ilość napoi i alkoholu ewentualnie noclegi lub transport gości.Czyli wasi goście mają wpływ na wasze wesele, jego koszty a co za tym idzie - im lepsza organizacja na początku tym piękniejszy dzień ślubu i wesela.